LOGÍSTICA EXPORTADORA

Distribución física Internacional
DOCUMENTACIÓN Y TRÁMITES
Documentación y trámites de la empresa exportadora
1. Documentos de la empresa
Escritura Pública:
Cualquiera que sea el tipo de sociedad (anónima.
limitada, en comandita simple, por acciones, unipersonal, etc.)
que se escoja, debe constituirse ante Notario, mediante la suscripción
de una Escritura Pública.
Registro ante Cámara de Comercio:
El siguiente trámite es registrar la empresa
ante la Cámara de Comercio, como persona natural o jurídica, para
lo cual debe:
- Verificar que el nombre de la empresa no
esté ya registrado.
- Diligenciar el formulario de inscripción,
anexando:
- Si es persona natural:
- Copia de la cédula de ciudadanía
- Si es persona jurídica:
- Copia de la Escritura Pública.
- Acta de la Asamblea de Socios mediante la cual se nombra
al Representante Legal.
- Copia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal.
- Cancelar el derecho de matrícula para la modalidad que
sea solicitada.
Trámites ante la Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales DIAN
En la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,
DIAN, se debe diligenciar el Registro Único Tributario RUT y,
con este documento, solicitar el Número de Identificación Tributaria
NIT, además de inscribirse para el pago del Impuesto al Valor
Agregado –IVA- y solicitar autorización de numeración para facturación.
Para la inscripción en el Registro Único Tributario
– RUT- y la solicitud del Número de Identificación Tributaria
– NIT-, debe presentar:
- Si es Persona Natural:
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del solicitante
- Formulario RUT diligenciado
- Si es Persona Jurídica:
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía
del Representante Legal
- Formulario RUT diligenciado
- Escritura de constitución de
la Empresa
- Certificado de Existencia y Representación
Legal expedido por la Cámara de Comercio (con vigencia no
mayor a tres (3) meses)
Para la inscripción para el pago del Impuesto
al Valor Agregado – IVA, se requiere:
- Si es Persona
Natural:
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía
del solicitante
- Formulario para IVA diligenciado
- Si es Persona Jurídica:
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía
del Representante Legal
- Formulario para IVA diligenciado
- Certificado de Existencia y Representación
Legal expedido por la Cámara de Comercio (con vigencia no
mayor a tres (3) meses)
Para cada trámite es necesaria la presentación de los documentos
mencionados, aunque sean los mismos. |
Para la solicitud de autorización de numeración
para facturación se requiere:
- Formato para la solicitud de autorización
para la numeración de facturación debidamente diligenciado en
original y copia, de acuerdo con las instrucciones que se encuentran
en el respaldo del formato,
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del
Representante Legal o de la persona natural
- Fotocopia del Número de Identificación
Tributaria –NIT-.
2. Registros para la exportación
Inscripción en el Ministerio de Comercio
Exterior – Mincomex:
En el Ministerio de Comercio Exterior se realiza
la inscripción en el Registro Nacional de Exportadores de Bienes
y Servicios, así como el Registro de Productor Nacional, Oferta
Exportable y Solicitud de Determinación de Origen, siguiendo los
pasos que se describen a continuación:
Inscripción en el Registro Nacional de
Exportadores de Bienes y Servicios
El Registro Nacional de Exportadores de Bienes
y Servicios es un instrumento que permite mantener actualizada
la información sobre composición, perfil y localización de las
empresas exportadoras. La inscripción en el Registro Nacional
de Exportadores de Bienes y Servicios es gratuita, pero obligatoria,
y tiene una vigencia de un año, por lo tanto, debe renovarse anualmente.
Beneficios
Los exportadores inscritos y con Registro vigente
en el Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios,
tienen acceso a la utilización de los siguientes Instrumentos
de promoción apoyo (Artículo 1°, Decreto 2681 de 1999):
El Ministerio de Comercio Exterior procede
a efectuar la inscripción de conformidad con los requisitos
exigidos y le entrega un comprobante, con sello, fecha y número
de radicación, a la persona que lo radica. Con este comprobante,
el exportador puede reclamar el Registro después de cuatro
días hábiles siguientes a la fecha de radicación.
Registro de Productor Nacional, Oferta
Exportable y Solicitud de Determinación de Origen
El registro de "Productor Nacional,
Oferta Exportable y Solicitud de Determinación de Origen"
es el documento que le permite al Ministerio de Comercio Exterior
determinar el origen de las mercancías objeto de la exportación
y registrarlas como producción nacional. Este documento le sirve
al Ministerio para consulta y soporte en la investigación de
prácticas desleales de comercio, tales como dumping o
subvenciones, para las negociaciones internacionales de comercio
exterior, para los procesos de licitación del sector oficial
y para la cuantificación de la producción nacional para aquellos
bienes que se benefician de las exenciones. Igualmente el registro
permite identificar los productos con capacidad competitiva
o con especial sensibilidad en los mercados internacionales
y es objeto de consulta para las modificaciones arancelarias
y los regímenes de importaciones y exportaciones.
- Diligenciar formulario de Registro
de Productor Nacional, Oferta Exportable y Solicitud de Determinación
de Origen
Este formulario - FORMA 010 -, es
suministrado por el Grupo de Origen y Producción Nacional del
Ministerio de Comercio Exterior junto con las instrucciones
para su diligenciamiento, sin ningún costo para el usuario.
El formulario debe ser diligenciado y entregado, anexando:
- Certificado de Constitución y Gerencia
si se trata de persona jurídica o Registro Mercantil cuando
se trate de personas naturales. Cualquiera de los dos documentos
los expiden las Cámaras de Comercio.
- En el caso de que el exportador
sea un comercializador, deberá anexar al formulario, una carta
del productor mediante la cual se certifique la vinculación
comercial entre ambos y lo autorice a utilizar las normas
de origen del producto específico.
- Verificación
de la información, determinación de Criterios de Origen y
registro como Productor Nacional, por parte de Mincomex.
Una vez radicado el formulario por
el productor y/o exportador, Mincomex verifica la información
y determina el Criterio de Origen del producto a exportar con
base en las disposiciones existentes para los distintos esquemas
preferenciales, los cuales son consignados en la planilla de
“Relación de Inscripción y Determinación de Origen”, con base
en la cual, posteriormente el exportador reclamará el formulario
respectivo para obtener el Certificado de Origen. Simultáneamente
se registra la empresa como “Productor Nacional”, y cuando el
caso lo amerite, el Ministerio de Comercio Exterior efectuará
una visita a las instalaciones de la empresa, con el fin de
tener mayores elementos de juicio para proceder a calificar
si la producción es nacional y, entonces, determinar el origen.
- Comunicación
al exportador y/o productor
El original de la Relación de Inscripción
de Oferta Exportable y Determinación de Origen se expide con
destino al exportador a través de un oficio. Esta información
tiene una validez de dos años. Sin embargo, el exportador y/o
productor deberá actualizar la información suministrada cuando
ocurra cualquiera de los siguientes eventos: cuando varíen las
condiciones originalmente registradas por la empresa, cuando
se encuentre próximo a su vencimiento, o cuando Mincomex lo
solicite.
Registro en el Instituto Colombiano
Agropecuario - ICA
1. Inscripción
de los predios de producción
Para conseguir este certificado, se
debe radicar una carta en el Instituto Colombiano Agropecuario
-ICA- División de Sanidad Vegetal del municipio donde se encuentre
ubicada la zona de producción de las frutas u hortalizas a exportar,
solicitando la inscripción de los predios y especificando la
siguiente información:
- Lugar y fecha
de presentación de la solicitud
- Nombre de la
empresa y/o exportador
- Número de Identificación
Tributaria –NIT- (Persona Jurídica) y/o Cédula de Ciudadanía
(Persona Natural) del exportador
- Dirección del
solicitante
- Extensión en
hectáreas de los predios
- Especies y variedades
de frutas producidas con destino a la exportación
- Nombre del asistente
técnico
- Firma del exportador
o representante legal.
- Adicionalmente
se deben anexar los siguiente documentos:
- Concepto técnico
del ingeniero agrónomo
- Copia del contrato
del Ingeniero Agrónomo, Asistente Técnico o Unidad de Asistencia
Técnica Municipal responsable del cultivo
- Matrícula profesional
del Ingeniero Agrónomo, Asistente Técnico o Unidad de Asistencia
Técnica responsable del manejo del cultivo
- Croquis de la
ubicación de los predios y su jurisdicción
- Fotocopia autenticada
del Número de Identificación Tributaria –NIT- (Persona Jurídica)
ó Cédula de Ciudadanía (Persona Natural) del Exportador
- Original del
Certificado de Existencia y Representación Legal o Registro
Mercantil, expedido por la Cámara de Comercio, con fecha
de expedición no mayor a tres meses a la fecha en que se presente
la solicitud.
- Recibo de pago
expedido por la Tesorería del ICA. El monto depende del número
de hectáreas a inscribir
Una vez radicada
esta solicitud, el ICA verifica la información y, previa inspección
de los predios, emite el Registro de los mismos, el cual tiene
una validez de dos (2) años.
2. Registro de Exportación del ICA
Después de haber
inscrito los predios de producción, el productor y/o comercializador
debe registrarse como exportador ante el ICA, para lo cual debe
solicitar el Registro de Exportación por medio de una carta
dirigida a la División de Sanidad Vegetal del Instituto Colombiano
Agropecuario –ICA- ubicado en el municipio donde se encuentra
la planta de procesamiento, especificando la siguiente información:
- Lugar y fecha
de presentación de la solicitud
- Nombre de la
empresa y/o exportador,
- Número de Identificación
Tributaria –NIT- (Persona Jurídica) y/o Cédula de Ciudadanía
(Persona Natural) del exportador
- Dirección y
teléfono de la planta de producción
- Especies de
frutas que va a exportar
- Nombre de la
marca distintiva de la fruta u hortaliza con la que va a realizar
la exportación
- Firma del solicitante
o Representante Legal
Adicionalmente
anexar los siguientes documentos:
- Original del
Certificado de Existencia y Representación Legal o Registro
Mercantil, con fecha de expedición no mayor a tres meses a
la fecha en que se presente la solicitud, expedido por la
Cámara de Comercio
- Recibo de pago
de Tesorería del ICA
El ICA evalúa las
condiciones de la planta producción y emite el Registro de Exportación,
el cual tiene una validez de dos (2) años.
Documentos
de la exportación
Documento de
Exportación- DEX
El documento de
exportación o Declaración de Exportación, DEX, lo expende la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN- en sus oficinas
de las distintas ciudades; en algunas ciudades también son vendidos
los formularios en los almacenes de cadena.
El DEX consta de
un original y cinco (5) copias y la DIAN ofrece la posibilidad
de que el Documento de Exportación –DEX- sea utilizado de dos
(2) formas, como Autorización de Embarque y como Declaración
Definitiva.
En caso de ser insuficiente el
espacio para la descripción de la mercancía, se adquieren
Hojas Anexas al DEX. |
El exportador debe
presentar la Declaración Definitiva cuando:
- Realiza un embarque
único con cifras definitivas
- Cuando la declaración
tiene por objeto consolidar embarques fraccionados
- Para indicar
las cifras definitivas de un embarque único que había sido
presentado con datos provisionales.
Cuando el exportador
desee realizar un embarque, deberá dentro de los tres (3) meses
siguientes a la aceptación de la Autorización de Embarque, proceder
al diligenciamiento y presentación de la declaración definitiva.
El exportador debe
presentar el DEX ante la DIAN, para tramitar el embarque al
exterior, ya sea por puerto marítimo, aéreo o terrestre.
- EL DEX es diligenciado directamente
por el exportador, en el caso en que el valor de la mercancía
no supere los $1.000 dólares.
- Si la mercancía supera el valor de
US$1.000, los trámites aduaneros los debe realizar la Sociedad
de Intermediación Aduanera, SIA, la que debe estar debidamente
autorizada por la DIAN para realizar este proceso.
El DEX debe presentarse
junto con los siguientes documentos:
- Documento de
Identidad del exportador o documento que acredite su autorización
a la Sociedad de Intermediación Aduanera.
- Documento de
transporte (guía aérea, conocimiento de embarque o carta de
porte).
- Factura Comercial
en original y en español.
- Lista de empaque.
- Registros sanitarios,
autorizaciones expresas y demás requisitos exigidos para la
exportación del producto.
La DIAN envía una
copia del DEX al Mincomex con el objeto de registrar de manera
definitiva la exportación
Declaración Simplificada de Exportación:
Es la Declaración
de Exportación para muestras sin valor comercial. Para efectos
del régimen de exportación se consideran muestras sin valor
comercial aquéllas mercancías que sean declaradas como tales
y cuyo valor FOB no sobrepase los límites establecidos por la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante resolución.
Este valor cambia con frecuencia, por lo que debe consultarlo
antes de comprometerse al envío de la muestra. Las muestras
enviadas por Proexport o por la Federación Nacional de Cafeteros,
no están sujetas a límites de valor.
El café; las esmeraldas;
los artículos manufacturados de metales preciosos; el oro y
sus aleaciones; el platino y los metales del grupo platino;
las cenizas de orfebrería, residuos o desperdicios de oro; los
productos minerales con concentrados auríferos, plata y platino;
y el plasma humano, órganos humanos; estupefacientes; y productos
cuya exportación está prohibida, tales como los bienes que forman
parte del patrimonio artístico, histórico y arqueológico de
la Nación y las especies en vías de extinción, no pueden
exportarse como muestras sin valor comercial.
Las exportaciones
de muestras de café realizadas por la Federación Nacional de
Cafeteros o las que se realicen en el marco de programas de
exportación autorizados por la Federación, no están comprendidas
en la anterior prohibición.
Las exportaciones
de muestras sin valor comercial de productos sujetos a vistos
buenos deberán cumplir con este requisito al momento de presentar
la Declaración Simplificada de Exportación.
Recuerde que para frutas y hortalizas
deberá cumplir con todos los requisitos de admisibilidad
en el país de destino. |
Factura Comercial:
Es una cuenta por los productos que
se envían al comprador en el extranjero y frecuentemente es
utilizada por las autoridades aduaneras del país de destino
como el documento básico para determinar el valor en aduana
de las mercancías, para aplicar los derechos, gravámenes y aranceles
de importación. A falta de un contrato de compraventa, la factura,
aunque no constituye por sí misma un contrato, es el documento
que recoge las condiciones pactadas entre las partes. La Factura
Comercial es un documento fundamental e imprescindible en cualquier
transacción comercial.
La factura comercial debe cumplir
con los siguientes requisitos:
- Debe tener impresa la denominación
"Factura de venta"
- Nombre o razón social, NIT, dirección,
teléfono, ciudad y país del exportador
- Numeración consecutiva autorizada
por la DIAN y fecha de elaboración
- Nombre o razón social del comprador
en el país de destino, dirección, teléfono, ciudad y país
- Número de Identificación Tributaria
–NIT- o el número que le permita identificar alguna referencia
fiscal u otro tipo de información al comprador
- Fecha de expedición
- Descripción clara y completa del
producto, indicando características tales como: tipo de empaque,
presentación etc.
- Valor unitario por ítem y moneda
de negociación
- Valor total por ítem y moneda de
negociación
- Valor de los fletes internos o
internacionales, seguros y otros gastos (según tipo de negociación
–INCOTERM acordado)
- Valor total de la exportación
- Condiciones de negociación (forma
y plazo de pago)
- Firma y sello del vendedor o representante
legal
Documento de embarque:
Una vez entregada la mercancía, la
compañía transportadora emite un documento, llamado “Documento
de Embarque”, en el que la compañía se compromete a transportar
la mercancía desde un puerto o aeropuerto de origen a otro de
destino. Este servicio es pagado según los términos de negociación
o INCOTERM.
Aplica para CFR, CIF, CPT, CIP, DAF (se paga por partes iguales
entre el comprador y el vendedor), DES, DEQ, DDU, DDP. El documento
de embarque dependerá del modo de transporte a utilizar: Bill
of Lading (B/L) para transporte marítimo; guía aérea o Air
Waybill (AWB) para transporte aéreo o Carta de Porte terrestre.
En el caso de transporte multimodal, el operador OTM emitirá
un DTM, o Documento de transporte multimodal; para contratos
charter o de fletamento aéreo o marítimo, el documento a expedir
se denomina póliza de fletamento.
Algunos documentos de embarque, en
especial el marítimo o B/L y el DTM pueden negociarse.
Certificado de origen:
Es el documento que permite que nuestro
cliente se beneficie de las preferencias arancelarias que determinados
países otorgan a los productos colombianos. Para que un producto
pueda acogerse a las ventajas de un determinado esquema o acuerdo
comercial, deberá estar acompañado, en el momento de la importación,
de un Certificado de Origen emitido en Colombia, donde se indiquen
las normas o criterios de origen, debidamente firmado y sellado
por el funcionario habilitado por el Ministerio de Comercio
Exterior en Colombia para el efecto.
Existen varios tipos de Certificados
de Origen, dependiendo del Acuerdo Comercial o de los Esquemas
de Preferencias con el país al cual se va a exportar:
- Certificado
Código 250 . Aplica
para el Sistema General de Preferencias y utiliza el formulario
“SGP-FORMA A”: Unión Europea (Alemania, Austria,
Bélgica, Dinamarca, España, Finlandia, Francia, Gran Bretaña,
Grecia, Holanda, Italia, Irlanda, Luxemburgo, Portugal y Suecia),
Guadalupe, Martinica, Guyana Francesa, Estados Unidos, Canadá,
Noruega, Suiza y Europa Oriental (Bulgaria, República Checa,
Eslovaquia, Hungría, Polonia y Comunidad de Estados Independientes
C.E.I. antes la Unión de Repúblicas Socialistas Soviéticas
–URSS-) y Japón.
- Certificado
Código 251: Aplica
en el marco de la Ley de Preferencias Arancelarias
Andinas - ATPA – otorgada por Estados Unidos
y utiliza la forma “ATPA - FORMA A”.
- Certificado
Código 260: Aplica
para las exportaciones de productos colombianos
a países que no pertenecen al Sistema General de Preferencias
–SGP-, para la ALADI, o para la Comunidad Andina de Naciones
–CAN- (Venezuela, Ecuador, Perú y Bolivia) o para los productos
que no estén negociados en otros Acuerdos firmados por Colombia.
Este formulario no tiene un criterio de origen en especial,
fuera de la certificación de que la mercancía es originaria
de Colombia. Se utiliza únicamente para efectos administrativos
y no sirve para reclamar una preferencia arancelaria
Con base en el criterio de origen
determinado por el país al que se exporta y de los Acuerdos
Comerciales vigentes, el exportador reclama en el Ministerio
de Comercio Exterior, el respectivo formulario, lo diligencia
y lo presenta, acompañado de la Factura Comercial, para obtener
el Certificado de Origen. En su diligenciamiento debe tenerse
en cuenta la Norma de Origen que le corresponde al producto
de acuerdo con el país de destino.
El certificado de origen busca demostrar
que el producto es originario de Colombia y cada uno de los
acuerdos exige un porcentaje de valor agregado nacional distinto.
Cuando la exportación corresponde
a frutas y hortalizas frescas y su destino es algún país miembro
de la Unión Europea, se adjunta al Certificado de Origen,
el formulario denominado “Certificado de Origen y Procedencia”,
suministrado por Mincomex en forma gratuita, que tiene por
objeto precisar el lugar (municipio) donde han sido cultivados
los productos. |
Certificado fitosanitario:
El Instituto Colombiano Agropecuario,
ICA, otorga un visto bueno para la exportación de animales y
plantas vivas y productos de origen animal o vegetal sin procesar.
Para la expedición del certificado
fitosanitario de exportación se debe presentar una solicitud
en papel común o con membrete de la firma exportadora que incluya
la siguiente información:
- Nombre del exportador, dirección,
teléfono, Número de Identificación Tributaria –NIT- o cédula
de ciudadanía
- Destinatario final, con dirección
exacta
- País de destino
- Nombre del producto a exportar
- Cantidad y descripción del producto
- Agencia de despacho
- Agencia de carga
- Puerto de salida
Por último, se deben enviar muestras
de los productos destinados a la exportación para su inspección.
Esta operación se realiza cuando la mercancía ya está lista
para el embarque.
Una vez efectuada la inspección de
la muestra y cumplidos todos los requisitos, el ICA emite el
respectivo certificado fitosanitario de exportación. Esto demora
máximo dos horas.
Se debe adjuntar el recibo de pago
de la inspección de la muestra y de la expedición del certificado
fitosanitario de exportación, el cual se cancela en la oficina
del ICA del puerto, aeropuerto o paso fronterizo, por donde
va a salir la mercancía. La tarifa de la inspección de la muestra
se cobra de acuerdo con las cantidades a exportar.
Lista de empaque:
Es preparada por el exportador y proporciona
información sobre el embalaje, cantidades de bultos o cajas,
su contenido, su peso y volumen así como las condiciones de
manejo y transporte de las mismas
Registros sanitarios, autorizaciones
expresas y demás requisitos exigidos para la exportación del
producto.
La DIAN envía una copia del DEX al
Mincomex con el objeto de registrar de manera definitiva la
exportación
Actividades ante la DIAN para el
envío de su producto al exterior
Solicitud de autorización de embarque
La solicitud de autorización de embarque
deberá presentarse ante la Administración de Aduana con jurisdicción
en el lugar donde se encuentra la mercancía a través del sistema
informático aduanero junto con los documentos soporte de la
exportación.
Autorización de embarque e ingreso
de la mercancía a zona primaria
Una vez aceptada la solicitud de autorización
de embarque, la mercancía debe ingresar a la zona primaria
para inspección, en los casos que sea requerida.
Se entiende que la autorización de
embarque ha sido aceptada cuando la Aduana, a través del sistema
informático, asigne el número y fecha correspondiente y autorice
al declarante la impresión (el declarante podrá ser el exportador
o la Sociedad de Intermediación Aduanera por él contratada).
En caso contrario, la autoridad aduanera, por el mismo medio,
comunicará inmediatamente al declarante las causales para la
no aceptación. La autorización de embarque tiene un mes de
vigencia.
Inspección de la mercancía
La autoridad aduanera, a través de
su sistema informático, con base en criterios técnicos de análisis
de riesgo o de manera aleatoria, podrá determinar la inspección
documental o física de la mercancía.
Antes de embarcar la mercancía, la
Policía Antinarcóticos puede realizar una inspección física
del producto. Esta inspección puede inclusive obligar al exportador
a descargar la mercancía del contenedor.
Embarque y documentos que lo acompañan
Una vez inspeccionada la mercancía
y autorizado el embarque, se procede a cargarla en el medio
de transporte, acompañada de los siguientes documentos que se
requieren para la nacionalización de la mercancía en el puerto
de destino:
- Factura comercial
- Documento de embarque
- Certificado de origen
- Certificado fitosanitario
- Lista de empaque
Certificación del transportador
El transportador elabora el documento
de embarque y debe transmitir electrónicamente la información
del Manifiesto de Carga dentro de las veinticuatro horas siguientes
al embarque. El sistema informático aduanero le asignará número
consecutivo y fecha.
Expedición del DEX
La autorización de embarque con el
número de manifiesto asignado por el sistema informático,
se convierte en Declaración Definitiva
Fuentes:
http://www.proexport.gov.co
http:www.mincomex.gov.co
ARCINIEGAS, Hernando. Distribución
Física Internacional. Proyecto regional “Gestión de la distribución
Física Internacional (DFI) en la promoción y el desarrollo del
comercio exterior latinoamericano. Centro de comercio Internacional
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BANCO DE OCCIDENTE. Manual para importadores
y exportadores, 2000
CENTRO DE COMERCIO INTERNACIONAL UNCTAD/GATT.
Elección de una cadena Distribución Física Internacional (DFI)
– Metodología de análisis comparativo. Centro de Comercio Internacional
UNCTAD/GATT. Ginebra, enero de 1989
CENTRO DE COMERCIO INTERNACIONAL UNCTAD/GATT.
Logística Comercial Internacional (LCI) un desafío de gestión
empresarial. Centro de Comercio Internacional UNCTAD/GATT. Ginebra,
junio de 1995
CENTRO DE COMERCIO INTERNACIONAL UNCTAD/GATT.
Manual de distribución física de las mercancías para la exportación.
Segundo volumen. Centro de Comercio Internacional UNCTAD/GATT,
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CENTRO DE COMERCIO INTERNACIONAL UNCTAD/GATT.
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